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公文处理办法
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公文处理办法

 

第一章 总 则   

第一条为使我校公文处理工作规范化、制度化、科学化,提高公文处理工作的效率和质量,根据《中国共产党机关公文处理条例》、《国家行政机关公文处理办法》(国法〔2000〕23号)和《天津市实施〈国家行政机关公文处理办法〉细则》(津政发〔2001〕30号),结合我校实际情况,制定本规定。   

第二条学校公文(含电报,下同)是学校在管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书,是依法行政和进行公务活动的重要工具。   

第三条天津理工大学党委、校长办公室主管并负责指导校内各单位的公文处理工作。学校机关各处、室,教学、教辅单位均应设专职人员或规定应聘人员岗位职责,负责公文处理工作。所设(聘)人员应当忠于职守,廉洁正派,具备有关专业知识。   

第四条 公文处理指公文办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。   

第五条公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则,必须做到及时、准确、安全。公文必须按统一要求进行收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁。   

第六条在公文处理工作中,必须严格执行国家保密法律、法规和有关保密规定,确保国家秘密安全。   

第七条学校各级领导应高度重视公文处理工作,要加强对本单位公文处理工作的领导和检查。   

第八条党委办公室、校长办公室是我校公文处理的管理部门,主管学校公文处理工作并指导职能处室及二级单位的公文处理工作。   

第九条公文处理工作应贯彻“党政分开”的原则。   

第二章 公文主要种类   

第十条 我校常用的公文种类主要有:   

(一)决定   

适用于对重要事项或重大行动做出安排,奖惩有关单位及人员,变更或者撤销二级单位不适当的决定事项。   

(二)公告   

适用于向校内外宣布重要事项。   

(三)通告   

适用于公布教职员工应当遵守或周知的重要事项。   

(四)通知   

适用于批转职能处室的公文,转发上级机关和不相隶属机关的公文;传达要求各二级单位办理和需要周知或执行的事项;任免和聘任干部。   

(五)通报   

适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况。   

(六)议案   

适用于学校行政按照程序向教职工代表大会或教代会执委会提请审议事项。   

(七)报告   

适用于向上级机关汇报工作,反映情况,提出意见或者建议,答复上级机关的询问。   

(八)请示   

适用于向上级机关请求指示、批准。   

(九)批复   

适用于答复下级机关请示事项。   

(十)意见   

适用于对重要问题提出见解和处理办法。   

(十一)函   

适用于不相隶属机关或部门之间相互商洽工作、询问和答复问题,向同级有关主管部门请求批准和答复审批事项。   

(十二)会议纪要   

适用于记载、传达会议情况和议定事项。   

(十三)其他   

1、“规定”适用于对特定范围内的工作事务制定带有约束性的措施 。   

2、“细则”适用于对某项法令、条例、规定或其部分条文规定具体的实施办法。   

3、“简报”适用于不定期的向上级机关及本单位内部反映工作动态。   

第三章 公文格式   

第十一条公文一般由眉首(秘密等级、保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等)、主体(标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件等)和版记(主题词、印刷份数、抄送机关、印发机关和印发日期)等三要素组成。   

(一)涉及国家秘密的公文应当在公文首页有上角注明秘密等级。根据保密需要,可在其后标明保密期限,二者以“★”相隔。   

(二)紧急公文应当根据紧急程度在密级的下方分别标明“特急”、“急件”。   

(三)发文机关标识由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成。 用红色大字居中印在公文首页上端。   

联合行文,主办单位名称排列在前,“文件”二字置于所有发文单位名称右侧上下居中的位置,并保证公文首页有正文内容;也可使用主办单位一家的发文机关标识、版头。   

(四)发文字号应当包括机关代字、年份、序号,并依次顺序居中排列。年份、序号用阿拉伯数字标识。年份应标全称,用扩号“〔〕”括入。   

联合行文,只标明主办单位发文字号。   

(五)上行文(请示、报告)应当在首页发文字号右侧用楷体字注明签发人姓名。签发人必须是发文单位的主要负责人;主要负责人不在时,可由指定的负责人签发。   

联合上报的公文需注明联合上报各单位签发人姓名。   

(六)公文标题,应当准确简要的概括公文的主要内容,一般应有发文机关名称、内容和文种三部分组成。标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。   

七、主送单位是指收受、办理文件的单位。请示,一般只写一个主送机关。   

八、正文是公文的主体部分,用来表达公文的内容。公文如有附件,应当在正文之后,成文时间之前注明附件的顺序和名称。   

九、公文除会议纪要外,必须加盖发文机关印章。联合上报或下发的公文,联合发文机关都要加盖公章。用印位置上不压正文,下骑年盖月。加盖印章的公文,不再署发文机关名称。   

十、成文日期,以领导人签发的日期为准。成文日期标注在正文结尾右下方。决定、会议纪要,应在标题之下、正文之前用括号标明签发日期。   

党群口单位公文的成文日期用阿拉伯数字标注,行政公文发文日期以中文数字标注。   

十一、成文日期下方要标注主题词、印刷份数、抄送机关、印发单位、印发时间。除主送机关外,对其他需要了解公文内容的上级机关、同级机关和不相隶属的机关用“抄送”。   

十二、文字从左至右横写、横排。以理工大学党委、行政名义上报的请示、报告或公函每页排印22行,每行28个字。院内行文每页印排25行,每行30个字。   

第九条 公文纸用A4纸,顶端装订。张贴的公文根据实际需要确定用纸大小。   

第四章 行文规则   

第十条 校内各单位的行文关系,应当根据各自的隶属关系和职权范围确定。   

第十一条 学校可以向上级机关行文;可以向校内各单位行文;可以同有关单位和兄弟院校之间相互行文。学校各职能部门可以在自己职权范围内向学校下属单位行文,也可以就有关业务工作相互行文;对外行文只限于业务对口单位的工作联系。党委办公室、校长办公室及学校各职能部门可以根据授权,代学校行文。   

第十二条 学校各职能部门所发的重要公文,应当同时抄送党委办公室、校长办公室和主管校领导。   

第十三条 学校各职能部门对所需协商的问题,未经协商一致,不得各自向下行文。如擅自行文,学校领导和党委办公室或校长办公室有权责令纠正和撤销。   

第十四条 学校各单位一般不得越级请示。因特殊情况必须越级请示时,应当抄送被越过的校内机关单位。   

第十五条 “请示”应当一文一事;一般只写一个主送机关,如需同时送其他机关,应当用抄送的形式。除校领导直接交办的事项外,“请示”不要报送领导者个人。凡直接报送领导个人的公文,应交党委或校长办公室按程序办理。   

第十六条 “报告”中不得夹带请示事项。   

第十七条 受双重领导的单位向上级机关请示,应当主送一个上级机关,同时抄送另一个上级机关,由主送机关负责答复。   

第五章 公文办理   

第十八条 公文办理分为收文和发文。收文办理一般包括签收、登记、分发、拟办、批办、传阅、承办、催办、立卷、归档、销毁等程序;发文办理一般包括拟稿、审核、签发、缮印、校对、用印、登记、分发、传递、立卷、归档、销毁等程序。   

签收。对来文要逐件清点,重要的要逐页查点,急件要注明签收时间。凡给“天津理工大学党委”、“天津理工大学”的公文、函件一律由党委、校长办公室统一签收。   

登记。须将公文标题、密级、发文字号、紧急程度、来文单位、发往单位、件数、收发时间和处理情况等逐项登记清楚,以便查询。在会议上直接发出的文件也要按规定及时送党委办公室或校长办公室登记。未经登记的公文,承办部门不予受理。   

分发。来文登记后,由办公室主任签阅分文。对来文要区别阅件和办件。阅件应及时送有关领导传阅。办件应根据来文内容,准确地送交有关部门或人员办理。   

传阅。要严格登记手续,随时掌握公文去向,避免漏传、误传和延误。要建立公文传阅、催阅(退)制度。   

公文办理工作中应注意的问题:   

缮印。印制公文要有时限要求,保证质量,做到文面清晰,格式规范,字体适当,美观大方。以天津理工大学党委和天津理工大学名义上报的公文一律用统一的文件纸激光打印;院内公文按题目为宋体小2号字、正文为仿宋3号字的统一规范格式、标准印制。   

分发院内文件。要由行文单位发至有关部门。   

第十九条 需要办理的公文,由党委办公室、校长办公室主任及时提出拟办意见并附有关材料,送主管领导批示,或者交有关部门办理。未经党办、校办登记的直接送校领导的公文,领导同志应交党办、校办登记后再作批示。紧急公文,应当提出办理时限。   

第二十条 承办部门应当抓紧办理公文,不得延误、推诿。对不属于本部门职权范围或者不适合本部门办理的,应当迅速退回交办部门并说明理由。   

第二十一条 凡涉及其他部门的问题,主办部门应当主动与有关部门协商、会签。上报的公文,如有关部门意见不一致,应当如实反映。   

第二十二条 属于部门职责范围内的事项,应当由部门自行发文或者几个部门联合发文。须经学校领导审批的事项,经主管校领导同意后,也可以由部门发文,文中必须要注明“经主管校领导同意”。   

第二十三条 送校领导审批或交有关部门办理的公文,党委、校长办室要负责催办、查办,重要公文要重点催办、查办,一般公文定期催办、查办。对下发的重要公文,应当及时了解和反馈执行情况。   

第二十四条 草拟公文应当做到:   

(一)符合国家的法律、法规和方针、政策及有关规定。   

(二)情况确实,观点明确,条理清楚,文字精练,书写公正,标点准确,篇幅力求简短。   

(三)人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题,后引发文字号。日期应当写具体的年、月、日。   

(四)结构层次序数,第一层为“一”,第二层为“(一)”,第三层为“1”,第四层为“(1)”。   

(五)必须使用国家法定计量单位。   

(六)用词用字准确、规范。文内使用简称,一般应当先用全称,并注明简称。   

(七)草拟文件时首页必须使用学校统一印制的公文拟稿首页纸,并认真填写首页纸上规定的内容。   

第二十五条 公文中的数字除行政公文的成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用词、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,一律使用阿拉伯数字。10及10以下的数字在单独使用时,也可使用汉字。但一篇公文中的同类数字使用必须一致。使用阿拉伯数字时,一组数字不能移行。   

第二十六条 公文由发文机关领导人签发。重要公文,必须由正职或主持工作的副职领导人签发;经授权,以大学党委或院行政名义下发的公文可由党办、校办主任代为签发。   

第二十七条 审批公文,审批人应写上姓名和审批时间,主批人应当明确签署意见。审批人圈阅,应当视为同意。   

第二十八条 草拟、修改和签批公文,用纸用笔用墨必须符合存档要求(禁止使用铅笔、圆珠笔、红色及纯蓝墨水钢笔)。不要在文稿装订线外书写。   

第二十九条 公文送学校领导人签发之前,应当由党办、校办主任进行审核。审核的重点是:   

(一)是否确需行文;   

(二)内容是否符合党和国家的方针、政策,是否同有关法律、法规、规章及上级部门的有关规定相抵触,政策是否保持连续性,提法是否同已发布的有关文件相衔接;   

(三)提出的措施和办法是否符合实际,切实可行;   

(四)内容涉及的部门是否经过协调、会签,意见是否一致; (五)文字表述是否概念准确,简明扼要,条理清楚,语法规范,书写工整;    

(六)是否符合规定的办文程序,审批、会签手续是否完备; (七)公文格式是否符合要求,公文使用是否适当,秘密等级、紧急程度、发布范围、主送、抄送单位是否合理。   

公文已经审批签发,一般不得改动,如需改动,要经原审签领导人复审。   

第三十条 上报的公文,如不符合本制度第十六条、第十七条、第二十三条和第二十六条第一项、第十条第五项的规定,党办、校办可退回呈报部门。   

第三十一条 上级行政机关的公文,除绝密、机密、秘密和注明不准翻印的以外,经党办、校办主任批准,可以翻印。翻印时,应当注明翻印的机关、时间、份数和印发范围。   

第三十二条 传递秘密公文,必须采取保密措施,确保安全。   

第六章 公文立卷、归档和销毁   

第三十三条 公文办完后,应当根据《中华人民共和国档案法》和有关规定,将公文的定稿、正本和有关材料整理立卷。电报随同文件一起立卷。   

各业务部门收到上级业务部门的公文,办毕后,应由本部门文秘管理人员归档。专业业务档案,由业务部门收集齐全并整理立卷,定期移送校办公室档案室。   

要做好会议公文的立卷工作。   

(一)凡学校召开或主持的重要会议形成的公文(包括录音、录像、照片等有关资料),应由会议组织人员负责送校长办公室综合档案室立卷、存档。   

(二)凡部门用本单位名义召开会议形成的文件,应按期交校长办公室综合档案室立卷,部门可保存副本。   

(三)外出开会人员带回的公文(包括重要资料),应送本单位文秘人员登记立卷。   

第三十四条 公文归档,应当根据其相互联系、特征和保存价值分类立卷,要保证档案的齐全、完整、能正确反映本部门的主要工作情况,以便保管和利用。   

第三十五条 联合办理的公文,原件由主办单位立卷,其他单位保存复印件。部门撤销、合并,由原部门负责将立卷的公文向校办综合档案室移交,不得丢失、销毁。   

第三十六条 公文复制作为正式文件使用时,应当加盖复制单位公章,视同正式文件妥善保管。   

第三十七条 案卷应当确定保管期限,按照有关规定和我校档案管理的规定定期向校办综合档案室移交。个人不得保存应当归档的公文。   

第三十八条 没有归档和存查价值的公文,经过鉴别和主管领导批准,应予销毁。销毁秘密公文,应进行登记,由二人监督销毁,保证不丢失,不漏销。   

第七章 附 则   

第三十九条 本制度由党委、校长办公室负责解释。   

第四十条 本制度自颁布之日起起实施,其他有关公文处理的办法,凡与本制度不一致的,以本制度为准。  

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