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机要文件传阅管理办法
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机要文件传阅管理办法

为做好机要文件的传阅管理工作,消除文件管理工作中的隐患,确保党和国家秘密不泄露,使收文传阅迅速、准确、有序,结合我校实际,特制定本制办法:  

一、机要人员应认真清点、签收,做好登记与分类工作,并随附上“文件阅办单”及时送办公室主任或副主任提出拟办意见。如遇有急办函件,必须当天转送到相关职能部门,不能积压和延误,并应经常检查、催办。  

二、按照拟办意见规定的范围,由机要人员及时将文件送交有关领导阅批,并请有关领导及时归还,做到文件不横传、不积压,不携带机要文件离开办公室,不擅自扩大阅读范围。  

三、需有关部门阅办的文件,由机要人员按领导批示请该部门负责人阅办,阅文后要在《文件阅办单》上签署名字或意见,阅办后及时归还。属涉密文件、资料要从严管理,单独登记送阅,阅后及时收回。  

四、任何人不得在文件传阅过程中擅自复制或损毁文件和资料。确因工作需要翻印文件,一般文件须经部门领导同意,如需翻印(复印)涉密文件、资料(含份数、分发范围)均须事先经原制文机关批准,同时须有要求翻印(复印)单位主要领导的审批手续。翻印(复印)件按原件管理要求进行管理。如有违反或丢失文件者,对当事人要按照有关制度严肃处理,并追究所在部门负责人的责任。  

五、严格登记手续。对于传阅的文件要进行严格登记,掌握文件和内部资料的行踪,以备查询。无论何人、何时、何故借阅本年度文件或资料都必须履行借阅手续,借阅时间不得超过十个工作日。借阅密级文件须经办公室主任审批,文件归还后要及时注销。  

六、切实做好传阅过程中的保密工作。凡涉密文件的传阅,要认真贯彻执行《保密法》和学校保密管理规定,严格遵守保密规则,增强保密自觉性,不得随意泄露文件内容,确保党和国家秘密不泄露。  

七、校办机要室每学期末清理当年文件一次,每年第一季度对上年文件总清理一次。上年文件清理后,需留存的文件经办公室主任审核后交档案室立卷归档;不需留存的文件、资料(包括涉密文件)都要登记造册,经办公室主任审核后集中销毁,不得外流。  

地址:天津市西青区宾水西道391号26号楼406室 电话:022-60215678/60216899 传真:022-60215555